Cambiar de Contador es una de esas cosas que la gente posterga por meses sin tener claro por qué. No es por un trámite complicado, porque no lo hay. Es por no saber qué pasa después: si se pierde el historial, si hay que avisarle a alguien, si el que se va se lleva algo.
Esta guía responde eso, y sobre todo lo que casi nadie explica: qué acceso a tus datos queda vigente después de que la relación terminó.
1. No hay trámite, no hay permiso, no hay penalidad
Empecemos por lo más simple, porque es lo que más traba.
No existe ningún trámite ante DGI ni ante BPS para cambiar de Contador. No hay un formulario, no hay que pedir autorización y no hay un plazo mínimo de permanencia. Ninguno de los dos organismos registra quién te lleva la contabilidad.
Es una relación profesional entre privados. Se termina como se termina cualquier otra: avisando.
Eso tiene una consecuencia práctica que conviene tener presente: nadie te va a frenar el cambio desde el lado del Estado. Lo que puede complicarse es la parte privada —recuperar información, cerrar la relación en buenos términos— y de eso se ocupa el resto de esta guía.
2. Cuándo conviene hacerlo
No hay una fecha oficial ni una ventana reglamentaria. Lo que hay es sentido común operativo.
El mejor momento: justo después de cerrar una obligación grande y antes de que arranque la siguiente. Así nadie tiene que retomar un trabajo a mitad de camino, que es donde se pierden cosas.
El peor momento: en plena preparación de una declaración jurada anual, o a pocos días de un vencimiento. No porque no se pueda, sino porque la transición compite con una fecha límite y alguna de las dos pierde.
Ahora, una advertencia honesta, porque el consejo de arriba se usa mal: si el motivo del cambio es que las cosas se están haciendo mal, esperar el momento perfecto sale más caro que cambiar en un momento incómodo. Cada mes que pasa suma otro vencimiento gestionado por quien ya demostró que no lo está gestionando bien. Ahí el “momento ideal” es una excusa.
3. Lo que tenés que recuperar antes de cortar
Acá está la buena noticia, y cambia la conversación entera: la mayor parte de tu información la podés sacar vos mismo.
Con tu identidad digital podés entrar a los servicios en línea de DGI y de BPS y obtener, sin depender de nadie:
- Las declaraciones juradas presentadas y sus acuses.
- El estado de cuenta con los organismos.
- Certificados y constancias vigentes.
- Los datos registrales de tu empresa: régimen, actividad, domicilio fiscal, categoría de aporte.
Lo que sí conviene pedirle a quien se va, por escrito y sin dramatismo:
- Los papeles de trabajo y las conciliaciones del último ejercicio.
- El detalle de saldos y créditos fiscales pendientes.
- Los comprobantes de pago que hayan quedado en su poder.
- La clave o el acceso a tu proveedor de facturación electrónica, si lo contrató él.
Ese último punto es el que más problemas da y el que menos se anticipa. Si el sistema de facturación electrónica está a nombre de tu Contador y no a nombre de tu empresa, no estás cambiando solo de asesor: estás cambiando de proveedor de facturación. Revisalo antes de avisar nada.
Regla práctica: pedí lo que falte, pero no bloquees el cambio esperando una respuesta. Si algo no llega, lo más probable es que se pueda reconstruir desde los organismos.
4. El acceso a DGI: la parte que se olvida
Esta es la sección por la que vale la pena leer el artículo.
Para que tu Contador pudiera operar en tu nombre, en algún momento le asignaste un rol en los servicios en línea de DGI. Ese rol no caduca porque la relación se haya terminado.
DGI ofrece cinco, y no dan lo mismo:
| Rol | Qué habilita |
|---|---|
| Administrador delegado | Acceso total, sin restricciones |
| Contador | Todos los servicios, salvo las notificaciones electrónicas |
| Despachante | Solo pagos y transferencia de certificados de crédito |
| Consulta | Solo lectura, sin operar |
| Gestor | Acceso acotado a gestiones |
La asignación se hace desde Servicios en Línea de DGI: entrás con tu identidad digital, bajás hasta “Asignación de roles”, ponés la cédula de la persona sin puntos ni guiones, elegís el rol, y confirmás.
Lo primero que tenés que hacer no es sacarle el acceso a nadie: es mirar qué rol diste. Mucha gente asume que dio “Contador” y descubre que dio “Administrador delegado”, que incluye las notificaciones electrónicas de DGI. No es lo mismo.
5. El detalle incómodo: te explican cómo dar el acceso, no cómo sacarlo
Buscamos esto en las fuentes oficiales y conviene decirlo tal cual: la documentación pública de DGI y de AGESIC explica en detalle cómo asignar un rol, y no publica el procedimiento para quitarlo.
La página de delegación de DGI describe paso a paso la asignación. Las preguntas frecuentes de Usuario gub.uy dicen que “la persona titular debe ingresar con su Usuario gub.uy y asignar el rol correspondiente a la persona que quiere autorizar”, y tampoco tratan la baja ni dicen si la autorización vence.
Así que no vamos a inventarte un instructivo. Lo que corresponde hacer es:
- Entrar y ver qué roles tenés asignados hoy. Es información tuya y está a un login de distancia.
- Gestionar la baja con DGI directamente, o con tu nuevo Contador, que lo hace todas las semanas.
- No dejarlo para después. Un acceso vigente a tus servicios en línea es lo único de esta lista que tiene consecuencias reales si se olvida.
6. Señales de que la relación dejó de funcionar
Esto no es una lista para desconfiar de nadie. Un Contador puede ser excelente y aun así no ser el que tu negocio necesita hoy. Pero hay señales que son objetivas y se pueden chequear:
- Te enterás de las multas después, no antes de los vencimientos.
- No sabés por qué estás en el régimen en el que estás. Si preguntás y no obtenés una explicación en castellano, algo no está funcionando.
- No tenés visibilidad de lo que pagás. Sabés el total, no el detalle.
- Las respuestas llegan tarde en las fechas que importan.
- Tu negocio cambió y tu esquema fiscal no. Facturás el triple que hace dos años, o empezaste a exportar servicios, o tomaste empleados, y nadie te propuso revisar el encuadre.
Esa última es la más cara de todas, porque no se siente como un problema. Se siente como que todo sigue igual.
7. Errores comunes al cambiar
❌ Cortar antes de tener la información. Primero juntás, después avisás.
❌ Olvidarte de los accesos. Es el único punto de esta guía con consecuencias reales si queda pendiente.
❌ Asumir que la facturación electrónica es tuya. Si el proveedor está a nombre de tu Contador, verificalo antes.
❌ Cambiar sin decir por qué. No hace falta un discurso, pero un cierre claro evita que después falte un dato justo cuando lo necesitás.
❌ Elegir al siguiente solo por precio. Las multas de DGI y BPS cuestan bastante más que la diferencia de honorarios entre un Contador y otro.
Lo que tendría que pasar después del cambio
Si el cambio sirvió para algo, a los tres meses tendría que ser cierto lo siguiente: sabés qué vence y cuándo sin tener que preguntar, entendés por qué pagás lo que pagás, y alguien te avisa antes de las fechas y no después.
Eso no es un servicio extraordinario. Es lo que debería ser normal.
En Castillo.uy trabajamos con seguimiento mensual: los vencimientos de DGI y BPS, la facturación electrónica, las declaraciones y las decisiones de encuadre cuando tu negocio cambia. Y si estás viniendo de otro lado, la transición la hacemos nosotros: revisamos en qué estado está tu situación antes de tocar nada.
Podés ver los planes y lo que incluye cada uno, o contarnos tu caso y te decimos con qué te vas a encontrar.
Preguntas frecuentes
Respuestas claras para dudas puntuales
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Sí. No existe un trámite ante DGI ni ante BPS para cambiar de Contador, ni un permiso que haya que pedir. Es una relación profesional entre privados: se termina como cualquier otra. Lo único que hay que gestionar es el acceso que esa persona tenga a tus servicios en línea y la información de tu empresa.
Justo después de cerrar una obligación grande y antes de que empiece la siguiente, para que nadie tenga que retomar un trabajo a mitad de camino. Lo que conviene evitar es cambiar en plena preparación de una declaración jurada anual o a pocos días de un vencimiento. Dicho eso, si el motivo del cambio es que las cosas se están haciendo mal, esperar el momento perfecto sale más caro que cambiar en un momento incómodo.
Antes de entrar en esa discusión conviene saber algo: la mayor parte de lo que necesitás lo podés obtener vos mismo desde los servicios en línea de DGI y BPS con tu identidad digital, sin depender de nadie. Declaraciones presentadas, estado de cuenta, certificados y constancias están ahí. Pedí lo que falte por escrito, pero no bloquees el cambio esperando una respuesta.
DGI no registra quién es tu Contador. Lo que sí registra son los roles que asignaste en sus servicios en línea. Si le habías dado a tu Contador anterior el rol de "Contador" o de "Administrador delegado", ese acceso sigue vigente hasta que lo gestiones, y esa es la parte del cambio que más se olvida.
Depende del rol que le hayas asignado. DGI ofrece cinco: Administrador delegado (acceso total sin restricciones), Contador (todos los servicios salvo las notificaciones electrónicas), Despachante (solo pagos y transferencia de certificados de crédito), Consulta (solo lectura, sin operar) y Gestor. Conviene saber cuál diste antes de asumir nada.
¿Ya facturás y querés cambiar de Contador?
Nos ocupamos de la transición: revisamos en qué estado está tu situación antes de tocar nada, y seguimos con los vencimientos, la facturación y las declaraciones todos los meses.